ビジネスの世界でビデオ会議を行うことは、今に始まったことではありません。しかし、ビジネスがオフィスモデルから在宅モデルへと移行するにつれ、ビデオ会議を使いこなすことが必須となっています。ビデオ会議を初めて利用する方で、スムーズにコミュニケーションを取りたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。ここでは、ビデオ会議のプロになるために実践できるヒントをご紹介します。

高品質のヘッドセットとWebカメラを使用する

ビデオ会議をスムーズに行うには、一流の機材を揃えることが重要です。ヘッドセットを着けることで、周囲の雑音をカットし、他の参加者があなたの声をはっきりと聞き取れるようになります。また、高解像度のカメラを使用すれば、ビジネスに合わせてカスタマイズできるバーチャルな背景を使用しても、鮮明に映し出すことができます。

インターネット環境を確認する

インターネットの接続速度が遅いために、音声が遅れたり、ビデオがフリーズしたりするようでは、ビデオ会議の意味がありません。Fast.comなどのスピードテストツールを使ってインターネット接続スピードを確認し、最低でも上り速度が10Mbps以上あるようにしてください。また、ZoomやGoogle Meetといった使用するビデオ会議アプリの動作が速くなるように、コンピュータの他のアプリを終了させることも有効です。

「見え方」を確認する

ビデオ会議では、背景が邪魔にならず、十分な明るさがあり、自分の姿がはっきりと映るようにすることが重要です。また、実際の会議に出席する時と同じようにビジネスカジュアルまたはフォーマルな服装をしてください。雑音が避けられない場所にいる場合は、話していない時は、マイクをミュートにしてください。

画面を共有する際の注意点

プレゼンなどで画面共有をする場合は、すべてのタブを閉じるなど注意が必要です。個人的なメッセージやEメールが誰にも見られないように、ノートパソコンの「サイレントモード」を有効にします。

トークポイントを準備する

会議をスムーズに進めるために、事前に発言内容を準備しておきましょう。事前準備をしておくことで、アジェンダの項目を忘れることなくカバーでき、改めて別の会議を開く手間を省けます。また会議の時間を守ることにもつながるため、別の会議の時間まで押してしまい、途中で退出しなければならないこともありません。

直接会っている時のように集中する

会議中に誰かが携帯電話を触っていたり、他の人と話したりしていたら、かなり気が散りますよね？ビデオ会議でも同じです。誰かが話している時には、カメラから目を離さないようにしてください。